Hoe langer hoe meer ondernemingen schakelen om te telefoneren over op VoIP. Maar wat is dat dan eigenlijk?

Spraak via internet

De afkorting VoIP staat voor ‘Voice over IP’ of anders gezegd, telefoneren via internet. Naast gegevensverkeer, gebruik je internet dan ook om spraak te versturen. Het klinkt misschien nogal exotisch, maar de techniek is al beschikbaar sinds het einde van de jaren negentig.  Voor de gebruikers maakt het niet veel uit. Je kan net zo goed een telefoontoestel gebruiken en je moet ook een nummer intoetsen om te bellen. Achterliggend is de technologie uiteraard helemaal anders.

Ook de centrale, het hart van de telefonie, bevindt zich op het netwerk en is eigenlijk niets anders dan software. Er komen geen fysieke toeters en bellen aan te pas. Waar oorspronkelijk de toepassing voor de centrale op het eigen netwerk stond, zijn er meer en meer ondernemingen die de  software in de cloud zetten.

In de cloud

Bij het overzetten van een telefooncentrale naar de cloud zijn er enkele aandachtspunten die je even moet onderzoeken. Zo’n migratie heeft immers wel wat technische vereisten. Op voorhand enkele zaken navragen bij je leverancier kan problemen voorkomen.

Het dataverkeer over je internetlijn zal stijgen omdat de gesprekken verlopen via een externe server. Zorg er dus voor dat je bandbreedte volstaat. Nieuw uitgaand en inkomend dataverkeer betekent ook dat je de instellingen van de router en firewall moet wijzigen. De leverancier heeft zeker de nodige IT-kennis in huis om dat voor jou te doen. Controleer verder nog of je telefoontoestellen geschikt zijn voor een telefooncentrale in de cloud. Niet alle IP-telefoons kunnen standaard ingezet worden. Mogelijk kan je ze wel laten aanpassen. De verkoper van je toestellen kan je daar degelijk advies over geven.  

Vergeet tenslotte niet de nieuwe installatie grondig te testen! Alle foutjes of onvolkomenheden die worden gedetecteerd voor het in gebruik nemen, zorgen voor minder ontevredenheid achteraf. Dan nog een opleiding voor de medewerkers en het nieuwe telefoneren kan van start gaan.

Veel voordelen

Je vraagt je misschien af waarom je in godsnaam zou bellen via internet zolang je traditionele telefoontoestellen nog werken. Er zijn nochtans goede redenen om dat te doen. Allereerst is er de prijs. Alles wat goedkoper kan zonder in te boeten aan kwaliteit of snelheid van de dienstverlening, is beter voor de winst van je onderneming. Dat is net wat geldt voor bellen via internet. De tarieven voor VoIP liggen doorgaans een stuk lager dan die van traditioneel telefoneren. Toegegeven, als je telefoontoestellen gebruikt die enkel met een analoge lijn werken, zal je er nieuwe moeten aanschaffen die wel geschikt zijn. De investering zal echter snel terugbetaald zijn. Een ander voordeel is dat de VoIP-centrale eigenlijk alleen maar een softwaretoepassing is. Dat betekent dat je makkelijk de laatste nieuwe update installeert om in alle veiligheid te kunnen werken. Bovendien ben je klaar voor de toekomst. Als je nieuwe collega’s aanwerft, hoef je alleen maar hun telefoon in te pluggen en ze kunnen bellen zonder veel poespas.